Um canal para cada conversa.
Muitas escolas acreditam que o desafio da temporada de matrícula é atrair interessados. Para um colégio tradicional, com alta procura, a demanda já existe. O desafio real é atender bem todo mundo que chega, ao mesmo tempo, sem deixar quem está pronto para matricular esperando na fila.
Este case mostra como a 3TRÊS implantou atendimento com inteligência artificial para o Colégio Notre Dame de Lourdes, em Cuiabá, organizando a temporada de matrículas com triagem, base de conhecimento e um canal exclusivo para quem quer estudar na escola.
A abertura das matrículas era divulgada com força em Meta, Google, televisão e rádio. O resultado era um volume muito grande de interessados, todos direcionados para um único WhatsApp, atendido manualmente pela secretaria da escola.
Esse mesmo número também recebia pais de alunos resolvendo questões do dia a dia, fornecedores oferecendo produtos e serviços e pessoas em busca de emprego. Na alta temporada, atender todo mundo se tornava praticamente impossível, e a consequência era fila, insatisfação e oportunidades perdidas.
Antes e depois
Do WhatsApp único a um canal para cada conversa
Com o RD Conversas, o WhatsApp de matrículas passou a ser um canal exclusivo para quem tem interesse em estudar na escola, e isso fica claro desde a primeira mensagem.
Pais de alunos já matriculados ganharam outro número e outra forma de atendimento. Quando a conversa indica um fornecedor, a pessoa recebe o canal correto. Quem quer enviar currículo também é orientado na hora. O fluxo ficou limpo e o canal de matrículas ficou livre para quem realmente precisa dele.
Separar os públicos resolveu parte do problema, mas não todo. A equipe que atende matrículas é pequena, e a maioria dos interessados queria saber apenas o básico: preço, disponibilidade de vagas e informações gerais. Poucos avançavam para o passo que de fato leva à matrícula, que no modelo da escola é o agendamento de uma visita.
Enquanto isso, as famílias decididas, prontas para conhecer a escola, esperavam na mesma fila de quem só queria uma informação.
A IA pergunta a série do aluno, se quem está falando é o pai, a mãe ou o responsável e se o interesse é mesmo de matrícula, reforçando que aquele canal é dedicado a isso.
Criamos uma base de conhecimento com a história do colégio, a metodologia de ensino, as séries disponíveis, as atividades extracurriculares e um conjunto de perguntas frequentes. Com isso, a IA tira dúvidas com profundidade e atende várias famílias ao mesmo tempo.
A conversa só segue para o atendimento humano quando fica claro que a família quer avançar para a visita. A partir daí, a equipe faz o agendamento e conduz a matrícula.
Fluxo de atendimento
Da primeira mensagem à visita agendada
Base de conhecimento
O que a IA sabe sobre a escola
A mudança mais importante não foi uma ferramenta nova, e sim a forma de distribuir o trabalho entre tecnologia e pessoas.
| Ponto da operação | Antes | Hoje |
|---|---|---|
| Primeiro atendimento | Secretaria, manualmente, entre outras tarefas | IA, com vários atendimentos ao mesmo tempo |
| Pais de alunos | Disputavam o mesmo número com interessados | Canal próprio para demandas do dia a dia |
| Fornecedores e currículos | Ocupavam espaço na fila de matrícula | Direcionados aos seus canais logo no início |
| Dúvidas frequentes | Respondidas uma a uma pela equipe | Respondidas pela base de conhecimento da IA |
| Tempo da equipe | Dividido entre curiosos e decididos | Concentrado em quem quer agendar a visita |
Atender bem não é responder todo mundo do mesmo jeito. É dar a cada pessoa o caminho certo.
Empresas que precisam vender todos os dias não podem depender da sorte.
A 3TRÊS integra marketing, tecnologia, CRM e vendas para gerar crescimento com previsibilidade. São mais de 15 anos de mercado, como Parceira Platinum RD Station e Google Partner.
Fale com a 3TRÊSCase construído a partir da estrutura implantada pela 3TRÊS no atendimento de matrículas do colégio, com RD Conversas e inteligência artificial. Por se tratar de uma operação sazonal, os indicadores de desempenho serão incorporados ao final de uma temporada completa de matrículas.